Automatizar el reclutamiento: la Guía 2026 para reclutadores

En el mundo laboral, el reclutamiento es una tarea indispensable, pero a menudo considerada como muy consumidora de tiempo por los reclutadores.

La realidad del mercado laboral actual acentúa esta situación. El equilibrio de poder está girando a favor de los candidatos para una gran parte de los puestos, ya que las empresas a menudo tienen dificultades para fidelizar y retener a sus candidatos de otra manera. Automatizar el reclutamiento se ha convertido en una estrategia imprescindible para atraer a los mejores talentos de manera eficaz y eficiente.

En el sector del reclutamiento, la automatización se ha convertido en la preocupación número 1 para optimizar al máximo un oficio que incluye un gran número de tareas repetitivas. Cada vez más marcas y empresas automatizan sus procesos de reclutamiento y a veces ni se dan cuenta, ya que la inteligencia artificial ha entrado en nuestros hábitos poco a poco.

¿Por qué automatizar el reclutamiento?

Hay varias razones que pueden impulsar a la automatización. Hay que empezar por definir los objetivos y las necesidades, implementar una automatización requiere tiempo e inversión, por lo que hay que tener buenas razones antes de lanzarse. Hay que tener un proceso de reclutamiento que incluya numerosas tareas repetitivas que puedan automatizarse. Si quieres saber más sobre lo que aporta la automatización del reclutamiento consulta nuestro artículo que te permitirá identificar si es relevante o no para ti.

La automatización puede hacerse en muchas herramientas, pero la más conocida y popular entre los reclutadores es la automatización linkedin que presenta numerosas ventajas y a veces algunos inconvenientes que se pueden complementar con otras herramientas.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización del reclutamiento?

Hay numerosas ventajas al automatizar el reclutamiento. Estas ventajas son reales para los reclutadores por supuesto, pero también para RRHH en general e incluso para los candidatos en búsqueda activa de empleo. Entre las ventajas más importantes, encontramos:

• Ahorro de tiempo y eficiencia: las tareas automatizadas permiten a los reclutadores concentrarse en lo esencial: el humano. Poner al humano en el centro es ponerlo en todas partes. Aquí las tareas que canibalizan el tiempo del reclutador son reemplazadas por lo humano.
• Mejor experiencia del candidato: la automatización permite fluidificar el proceso de reclutamiento y ofrecer una mejor experiencia a los candidatos. Al ser los procesos más rápidos y la comunicación parcialmente automatizada, permite hacer el proceso más corto y mejorar la experiencia del candidato (y por tanto reducir el riesgo de que esté en demasiados procesos al mismo tiempo o no se sienta valorado por el tuyo).
• Decisiones de reclutamiento más informadas: las herramientas de automatización pueden analizar grandes cantidades de datos para identificar a los mejores candidatos y liberarse de los sesgos muy frecuentes en el reclutamiento. No son infalibles, pero permiten un primer filtro a través del pool de candidatos para dejar que la experiencia del reclutador haga el resto.
• Reducción de costes: la automatización puede permitir reducir los costes ligados al reclutamiento, como los gastos de publicación de ofertas y los honorarios de las consultoras de selección. También permite minimizar las malas contrataciones y por tanto ahorrar el dinero que cuesta una mala contratación. Hablamos aquí de automatización, pero no dudes en ver nuestro artículo complementario sobre la IA en el reclutamiento que te explica las soluciones y herramientas que responden a una necesidad y cómo usarlas.

¿Qué tareas de reclutamiento se pueden automatizar?

Numerosas tareas de reclutamiento pueden automatizarse, en realidad todas las tareas consideradas repetitivas pueden serlo. Es importante entender que es la repetición de una acción similar lo que permite automatizarla, ya que se puede mantener un buen nivel de calidad en la acción aunque sea automática. Los reclutadores pierden tiempo en varias etapas del reclutamiento, por eso hemos hecho la lista de las 10 herramientas de reclutamiento indispensables que permiten automatizar y ponen a disposición funcionalidades completas para los siguientes obstáculos:

• La difusión de ofertas de empleo: los softwares de automatización pueden difundir tus ofertas de empleo en varias plataformas online y compartirlas con tu red de candidatos. Permiten realizar un primer filtro sobre los perfiles y las candidaturas, estandarizar tu proceso y mejorar aún más tu capacidad de automatizar.
• El filtrado de perfiles: las herramientas de filtrado automático pueden analizar los CVs y los perfiles de tus candidatos. En ciertos casos, permiten realizar la preselección en función de palabras clave y criterios predefinidos. Permiten un ahorro de tiempo considerable y son omnipresentes en las consultoras de selección y en las grandes empresas.
• La planificación de entrevistas: los softwares de automatización pueden planificar las entrevistas con los candidatos en función de sus disponibilidades y las de los reclutadores. Un poco a la manera de un "calendly" que permitirá no solo automatizar la toma de citas, sino también hacer preguntas antes de la cita fácilmente o incluso asociar la toma de cita con un plano de las oficinas, una lista de preguntas o cualquier otro tipo de preparación posible antes de una cita.
• Las evaluaciones de candidatos: las herramientas de evaluación automatizada pueden puntuar a los candidatos sobre la base de sus respuestas a cuestionarios o ejercicios. Esto puede ser con simples preguntas o bien con un test de personalidad que excluya tipos de candidatos. Numerosos medios permiten una evaluación cada vez más fina de los candidatos.
• El seguimiento de candidatos: los softwares de automatización pueden enviar emails de seguimiento a los candidatos y mantenerlos informados del avance de su candidatura. También permiten, como en el caso de Kanbox a continuación, filtrar a los candidatos en función de su estado y realizar acciones automatizadas y personalizadas para los perfiles en cada etapa del reclutamiento.

¿Cómo implementar la automatización del reclutamiento?

Si estás pensando en automatizar tu proceso de reclutamiento, aquí tienes algunos pasos a seguir para una automatización exitosa:

• Definir tus objetivos: ¿qué quieres automatizar? ¿Cuáles son tus objetivos en materia de ahorro de tiempo, eficiencia y experiencia del candidato?
• Identificar las tareas a automatizar: ¿cuáles son las tareas que más tiempo quitan a tus reclutadores? ¿Cuáles son las tareas repetitivas y manuales?
• Elegir las herramientas adecuadas: ¿Cuáles son las funcionalidades clave para ti? ¿Cuál es tu presupuesto? ¿Eres novato o experimentado en plataformas SaaS? Responder a estas preguntas te permitirá identificar mejor la herramienta que mejor te corresponde.
• Implementar las herramientas: una vez que hayas elegido tus herramientas, debes implementarlas e integrarlas a tu sistema de gestión de candidatos (ATS). Si deseas ser acompañado en la implementación de la herramienta, es un elemento más a considerar en la selección de la herramienta adecuada.
• Formar a tus equipos: El objetivo de la herramienta es hacer ganar tiempo a tus equipos. Si no están bien formados en el uso de estas herramientas, esto tendrá un efecto más negativo que positivo en su productividad.
• Medir los resultados: debes seguir los resultados de tu programa de automatización del reclutamiento para medir su impacto en tu empresa. Puede ser interesante designar un jefe de proyecto o un responsable de la automatización dentro de tus equipos para responsabilizar a una persona a ser más experta que los demás en estos temas. Este colaborador también podrá acompañarte en la medición cualitativa de los resultados.

La automatización del reclutamiento no es una solución milagrosa, sin embargo, es una herramienta valiosa y eficiente para las empresas de todos los tamaños que buscan ante todo simplificar sus procesos de reclutamiento y aligerar la carga de sus equipos.

Kanbox.io: una solución completa para automatizar tu reclutamiento

Kanbox.io es una plataforma innovadora y sobre todo completa que propone una gama de funcionalidades para facilitar y automatizar el proceso de reclutamiento. Así es como Kanbox.io puede ayudarte a transformar tu reclutamiento.

1. Optimiza tu mensajería

La mensajería inteligente de Kanbox ofrece a sus usuarios y a los reclutadores una vista detallada y de conjunto de todos los intercambios presentes en tu mensajería de LinkedIn. El Chat en Pantalla Completa viene a complementar la mensajería para acompañar la prospección de candidatos y proponer un acceso ilimitado sin publicidad. Crea tus plantillas de mensajes para ganar tiempo y personalizar tus interacciones.

Por ejemplo, te es posible filtrar los mensajes no leídos de una campaña en particular. Luego puedes decidir responder un mensaje tipo pre-redactado al conjunto de personas presentes en una etapa del proceso de reclutamiento.

2. Automatización de la planificación de entrevistas

• Planifica fácilmente las entrevistas con los candidatos en función de sus disponibilidades y las de los reclutadores.
• Envía automáticamente invitaciones y recordatorios de entrevistas a los candidatos y reclutadores con la automatización en LinkedIn
• Gestiona tus tareas, el estado de los candidatos y los emails que reciben en función de su planificación de entrevista contigo.

3. Automatización de los seguimientos de candidatos

• Envía automáticamente emails de seguimiento a los candidatos en cada etapa del proceso de reclutamiento.
• Mantén a los candidatos informados del avance de su candidatura.
• Automatiza los recordatorios a los candidatos, ya sea que pasen a la siguiente etapa o salgan del proceso de reclutamiento.

Kanbox también propone funcionalidades avanzadas para la automatización del reclutamiento, tales como:

• El scraping de datos de LinkedIn: extrae automáticamente datos sobre los candidatos cualificados desde LinkedIn,
• El gestor de prospectos: para segmentar los leads y ganar tiempo
• Los test A/B: actúa directamente sobre tus campañas y analiza lo que funciona mejor para tu empresa.

Kanbox es una solución completa y evolutiva que puede ayudarte a automatizar todas las etapas de tu proceso de reclutamiento. La plataforma es fácil de usar y no requiere ningún conocimiento técnico. Si buscas simplificar y optimizar tu reclutamiento, Kanbox es una solución a tener en consideración, instala la extensión Chrome y déjate llevar por la herramienta.

Conclusión

Automatizar el reclutamiento se ha vuelto esencial para las empresas que desean seguir siendo competitivas y atraer a los mejores talentos. Gracias a plataformas como Kanbox.io, el proceso de reclutamiento se vuelve no solo más eficiente, sino también más estratégico. Al centralizar las candidaturas, simplificar el sourcing de candidatos, facilitar la planificación de entrevistas y proporcionar herramientas de análisis avanzadas, Kanbox.io es la solución ideal para transformar y optimizar tu proceso de reclutamiento.

Adoptar la automatización del reclutamiento con Kanbox.io es invertir en un futuro donde el reclutamiento es más rápido, más preciso y más equitativo. No esperes más para modernizar tus prácticas de reclutamiento y descubrir las numerosas ventajas que Kanbox tiene que aportarte.