Cold Emailing: Wie vermeidet man, als Spam eingestuft zu werden?

Das Versenden von Prospecting-E-Mails kann ein effektives Werkzeug sein, um Kontakt aufzunehmen und Gespräche mit potenziellen Interessenten zu starten, und die meisten B2B-Unternehmen tun dies mehr oder weniger häufig, aber es besteht immer das Risiko, als Spam eingestuft zu werden, was auch dem Markenruf schaden kann.

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails Ihr Publikum erreichen und den Spam-Ordner vermeiden, wo sie niemand jemals öffnen wird, gibt es eine Reihe von Tricks, die Sie verwenden können, um Ihre Zielgruppe zu erreichen, Ihre Öffnungsraten zu erhöhen und wahrscheinlicher Ergebnisse durch Cold Emailing zu erzielen.

Was sind Spam-Filter und warum existieren sie?

Spam-Filter sind im Wesentlichen ein Satz fortgeschrittener Regeln, die von E-Mail-Dienstanbietern verwendet werden, um Benutzer vor unerwünschten, potenziell gefährlichen oder irrelevanten E-Mails zu schützen, die gemeinhin als "Spam" bezeichnet werden. Die Hauptziele von Spam-Filtern sind:

• Benutzer schützen: Durch das Filtern von Spam werden Benutzer vor Phishing-Versuchen, Malware und anderen bösartigen Aktivitäten geschützt, die oft mit unerwünschten E-Mails einhergehen und gefährlich sein können, wobei einige in der Lage sind, sensible Informationen einschließlich Kreditkartendetails zu stehlen,
• Benutzererlebnis verbessern: Sicherstellen, dass Benutzer nur relevante und gewünschte E-Mails erhalten, an denen sie wirklich interessiert sind, verbessert das gesamte E-Mail-Erlebnis, macht es effektiver, nützlicher und angenehmer. Viel Spam zu erhalten kann Frustration verursachen.
• Netzwerkintegrität aufrechterhalten: Spam-Filterung hilft, die Integrität und Leistung von E-Mail-Servern aufrechtzuerhalten, indem die Last durch hohe Volumina unerwünschter Nachrichten reduziert wird, die durch Massenkampagnen generiert werden, oft von Bots oder anderen Systemen ohne anderen Kriterium als so viele Geräte wie möglich zu erreichen.

Wie Spam-Filter funktionieren

Auf allen E-Mail-Servern verwenden Spam-Filter eine Kombination von Techniken, um zu bewerten und zu bestimmen, ob eine E-Mail Spam ist oder nicht:

• Analysieren des E-Mail-Inhalts auf verdächtige Schlüsselwörter, Phrasen und Muster, die üblicherweise mit Spam assoziiert werden. Zum Beispiel können E-Mails mit Wörtern wie "kostenlos", "garantiert", "leichtes Geld", "Sie haben einen Preis gewonnen" oder "zeitlich begrenztes Angebot" sofort markiert werden,
• Spam-Filter bewerten das vergangene Verhalten des Absenders, die E-Mail-Reputation und Versandgewohnheiten. Wenn ein Absender die Gewohnheit hat, eine große Anzahl unerwünschter E-Mails zu senden oder häufig von Empfängern als Spam markiert wurde, werden seine E-Mails wahrscheinlicher markiert und die Domain kann sogar dauerhaft von den meisten Servern auf eine schwarze Liste gesetzt werden,
• Authentifizierungsprotokolle wie SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) und DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) werden von E-Mail-Diensten verwendet, um zu verifizieren, dass eine E-Mail tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und vertrauenswürdig ist. Diese Protokolle verhindern Identitätsdiebstahl und garantieren die Legitimität der E-Mail und ihres Absenders,
• E-Mail-Dienstanbieter berücksichtigen auch Benutzeraktionen, wie das Markieren von E-Mails als Spam oder das Verschieben in den Junk-Ordner, oder im Gegenteil, das Markieren als sicher und/oder das Interagieren mit deren Inhalt. Dieses Feedback hilft, die Spam-Filter-Algorithmen zu verfeinern und ihre Genauigkeit im Laufe der Zeit zu verbessern, während sichergestellt wird, dass Benutzer nur E-Mails erhalten, die für sie relevant sind.
• Moderne Spam-Filter integrieren oft KI- und maschinelle Lernalgorithmen, die ständig lernen und sich an neue Spam-Taktiken anpassen. Diese Algorithmen analysieren große Datenmengen, um verdächtige Muster zu identifizieren und die Erkennung unerwünschter E-Mails zu verbessern, wobei sie mit jedem Mal besser werden, je mehr Daten sie analysieren.
• Spam-Filter verwenden schwarze Listen (Listen bekannter Spammer) und weiße Listen (vertrauenswürdige Absender), um zu helfen, die Wahrscheinlichkeit zu bestimmen, dass eine E-Mail Spam ist. Nachrichten von Adressen auf einer schwarzen Liste werden automatisch markiert, während solche von Adressen auf einer weißen Liste im Allgemeinen erlaubt sind. Für neue Domains ist es wichtig, schrittweise eine gute Reputation aufzubauen, indem man von Anfang an alle Best Practices befolgt.

Das Implementieren von guten Cold-Emailing-Praktiken, wie Domain-Verifizierung, Validierung von E-Mail-Adressen in Ihrer Datenbank, Senden kleiner Batches und Vermeiden von Spam-Triggerwörtern, unter anderem, kann das Risiko, als Spam markiert zu werden, erheblich reduzieren. Durch die Aufrechterhaltung einer guten Reputation als Absender und die Einhaltung von E-Mail-Authentifizierungsprotokollen können Unternehmen die Zustellbarkeit und Engagement-Raten ihrer E-Mails verbessern, was sich direkt auf die Ergebnisse auswirkt.

Die besten Praktiken, um Spam-Filter in Ihren Cold-Emailing-Kampagnen zu vermeiden

Diese Praktiken kombinieren technische Konfigurationen, strategische Inhaltserstellung und das Verständnis des Verhaltens und der Einschränkungen von E-Mail-Dienstanbietern. Indem Sie den folgenden Richtlinien folgen, können Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails verbessern, eine positive Reputation als Absender aufrechterhalten und bessere Engagement-Raten von Ihrer Zielgruppe erhalten, ab dem ersten Versand.

1. Konfigurieren Sie die SPF- und DKIM-Einträge

Stellen Sie sicher, dass Ihre Sender Policy Framework (SPF) und DomainKeys Identified Mail (DKIM) Einträge korrekt konfiguriert sind. Dies ist eine technische Konfiguration, die fortgeschrittene Kenntnisse erfordern kann, aber sie ist schnell und ziemlich einfach zu implementieren, wenn Sie wissen, wo Sie es tun müssen. Diese Authentifizierungsprotokolle helfen, die Legitimität Ihrer E-Mail zu verifizieren, bestätigen, dass Sie und Ihr Unternehmen die sind, die Sie vorgeben zu sein, und reduzieren so die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachrichten als Spam markiert werden. Die korrekte Konfiguration stärkt das Vertrauen bei E-Mail-Dienstanbietern und garantiert, dass Ihre E-Mails im Posteingang statt im Spam-Ordner landen.

2. Mit geringem E-Mail-Volumen beginnen

Vermeiden Sie es, Ihre E-Mail-Marketing-Bemühungen mit dem Versenden einer großen Anzahl von E-Mails auf einmal zu beginnen und erhöhen Sie stattdessen schrittweise Ihr Volumen, um das Auslösen von Spam-Filtern zu vermeiden. Ein plötzlicher Anstieg des E-Mail-Volumens kann ein Warnsignal für Spam-Erkennungssysteme sein. Indem Sie schrittweise Ihre E-Mail-Anzahl erhöhen, zuerst kleine Batches senden und langsam steigern, können Sie ein konsistentes Versandmuster etablieren, das für E-Mail-Dienstanbieter natürlicher und vertrauenswürdiger erscheint.

3. Wärmen Sie Ihre Domain und Reputation auf

Bevor Sie Ihre Kampagne starten, bereiten Sie Ihr E-Mail-Konto vor, indem Sie einige E-Mails pro Tag senden und die Anzahl schrittweise erhöhen. Dieser Prozess etabliert Ihre Reputation als Absender bei E-Mail-Dienstanbietern. Eine gute Reputation reduziert das Risiko, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden. Beginnen Sie mit kleinen Sendungen und erhöhen Sie Ihr Volumen über mehrere Wochen schrittweise.

4. Erstellen Sie eine relevante Interessentenliste

Konzentrieren Sie sich auf eine gut recherchierte Interessentenliste, die wahrscheinlich an Ihrem Angebot interessiert ist. Qualität vor Quantität reduziert Bounce-Raten und verbessert das Engagement, was Ihrer Absender-Reputation direkt zugute kommt. Eine gezielte Liste stellt sicher, dass Ihre E-Mails relevanter für die Empfänger sind, was die Wahrscheinlichkeit von positiven Antworten und Interaktionen erhöht und auch das Risiko minimiert, als Spam markiert zu werden.

5. Verifizieren Sie E-Mail-Adressen

Verwenden Sie Tools wie Validity BriteVerify oder KickBox, um E-Mail-Adressen in Ihrer Liste zu verifizieren, bevor Sie sie senden. Das Senden von E-Mails an verifizierte Adressen reduziert Bounce-Raten und erhöht die Zustellbarkeit. E-Mail-Verifizierungstools bereinigen Ihre Liste durch Entfernen ungültiger Adressen, was hilft, eine bessere Reputation als Absender aufrechtzuerhalten, indem die negativen Auswirkungen von "Hard Bounces" vermieden werden.

6. Personalisieren Sie Ihre E-Mails

Verfassen Sie personalisierte E-Mails für jeden Empfänger, indem Sie seinen Namen, sein Unternehmen und andere relevante Details verwenden, um Ihre E-Mails relevanter und wahrscheinlicher zu machen, Engagement zu generieren. Personalisierung zeigt den Benutzern, dass Sie Ihre Recherche gemacht haben und sich wirklich für den Empfänger interessieren. Dieser Ansatz verbessert nicht nur die Öffnungsraten, sondern fördert auch Engagement und Antworten, was das Erlebnis zwischen dem Absender der E-Mail und ihrem Empfänger verbessert.

7. Verwenden Sie Plain-Text-E-Mails

Vermeiden Sie die Verwendung von zu vielen Bildern und Links in Ihren E-Mails, da Plain-Text-E-Mails weniger wahrscheinlich als Spam markiert werden. Sie können auch als persönlicher und direkter wahrgenommen werden, was für Empfänger attraktiver sein kann. Einfache und klare E-Mails mit einer präzisen Nachricht funktionieren tendenziell besser und vermeiden die Fallstricke komplexer Formate oder schwererer Multimedia-Elemente, die Spam-Filter auslösen können.

8. Vermeiden Sie Tracking-Links und -Pixel wenn möglich

Obwohl das Tracking von Öffnungsraten und Klicks nützlich und extrem wichtig sein kann, können Tracking-Links und -Pixel Spam-Filter auslösen, da sie normalerweise mit maskierten Links und Weiterleitungen oder zusätzlicher Codierung im Inhalt arbeiten, was mit Spam-Verhalten assoziiert werden kann. Wenn Sie Tracking vermeiden können, tun Sie es und konzentrieren Sie sich stattdessen auf das Tracking der Antworten, die Sie erhalten. Indem Sie diese Tracking-Mechanismen vermeiden, können Sie das Risiko reduzieren, dass Ihre E-Mails als verdächtig markiert werden. Verfolgen Sie stattdessen Engagement durch Antworten und Follow-ups, die eine genauere Messung des Interesses liefern, die Sie verwenden können, um Ihre Kampagnen weiter zu verbessern.

9. Verwenden Sie Outlook statt Gmail

Obwohl sich die Technologie ständig weiterentwickelt, hat Outlook derzeit etwas höhere Zustellbarkeitsraten als Gmail. Wählen Sie Ihren E-Mail-Dienstanbieter weise. Die Wahl des E-Mail-Dienstanbieters sowie des E-Mail-Marketing-Tools, das Sie verwenden, können beeinflussen, wie Ihre E-Mails wahrgenommen werden von Spam-Filtern. Die Infrastruktur und Reputation von Outlook können eine bessere Zustellbarkeit bieten, was es zu einer bevorzugten Option für Cold-Emailing-Kampagnen macht.

10. Vermeiden Sie Spam-Triggerwörter

Vermeiden Sie Wörter und Ausdrücke, die üblicherweise mit Spam assoziiert werden, wie "kostenlos", "garantiert", "Sie haben einen Preis gewonnen", "leichtes Geld", "zeitlich begrenztes Angebot" und viele andere, die diesen ähnlich sind. Diese Triggerwörter können Ihre E-Mails leicht wie Spam erscheinen lassen, denn das ist normalerweise die Art von Nachricht, die von echten bösartigen Spammern verwendet wird. Kommunizieren Sie stattdessen klar und ehrlich, heben Sie den Wert und die Relevanz des Angebots für den Empfänger hervor, ohne auf sensationelle Sprache zurückzugreifen.

Fazit

Spam-Filter zu vermeiden, indem Sie diese Best Practices implementieren, um den Erfolg Ihrer Cold-Emailing-Kampagnen sicherzustellen, sollte der erste Schritt bei der Entwicklung Ihrer E-Mail-Marketing-Strategie sein. Durch das Erstellen von SPF- und DKIM-Einträgen, das Personalisieren Ihrer E-Mails, das Versenden in Batches, das Verifizieren von E-Mail-Adressen und das Verwenden von Plain-Text-Formaten können Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails und die Ergebnisse Ihrer Kampagnen erheblich verbessern.

Achten Sie darauf, regelmäßig Ihre E-Mailing-Praktiken zu überprüfen, Bounce-Raten zu überwachen und über die neuesten E-Mail-Marketing-Trends auf dem Laufenden zu bleiben, um eine positive Reputation für Ihr Unternehmen als Absender aufrechtzuerhalten. Indem Sie diesen Richtlinien folgen, erhöhen Sie Ihre Chancen, dass Ihre E-Mails den Posteingang Ihrer Zielgruppe erreichen, das Engagement steigern und Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.