Cold Emailing: Como evitar ser considerado Spam?

Enviar emails de prospecção pode ser uma ferramenta eficaz para entrar em contato e iniciar conversas com prospects potenciais, e a maioria das empresas B2B faz isso, com maior ou menor frequência, mas isso sempre traz o risco de ser considerado spam, o que também pode prejudicar a reputação da marca.

Para garantir que seus emails alcancem sua audiência, e evitar a pasta de spam onde ninguém jamais os abrirá, existe uma série de truques que você pode usar para alcançar seu alvo, aumentar suas taxas de abertura e mais provavelmente gerar resultados através do cold emailing.

O que são os filtros anti-spam e por que existem?

Os filtros anti-spam são essencialmente um conjunto de regras avançadas usadas pelos provedores de serviços de email para proteger os usuários contra emails indesejados, potencialmente perigosos ou não relevantes, comumente chamados de "spams". Os objetivos principais dos filtros anti-spam são:

• Proteger os usuários: Filtrando os spams, os usuários são protegidos contra tentativas de phishing, malwares e outras atividades maliciosas que frequentemente acompanham emails não solicitados e podem ser perigosos, alguns sendo capazes de roubar informações sensíveis, incluindo dados de cartões de crédito,
• Melhorar a experiência do usuário: Garantir que os usuários recebam apenas emails relevantes e desejados, nos quais estão realmente interessados, melhora a experiência geral do email, tornando-o mais eficaz, útil e agradável. Receber muito spam pode provocar frustração.
• Manter a integridade da rede: A filtragem de spams ajuda a manter a integridade e performance dos servidores de email reduzindo a carga causada pelos altos volumes de mensagens não solicitadas, geradas por campanhas em massa, frequentemente enviadas por bots ou outros sistemas sem outro critério além de alcançar o máximo de dispositivos possível.

Como funcionam os filtros anti-spam

Em todos os servidores de email, os filtros anti-spam usam uma combinação de técnicas para avaliar e determinar se um email é spam ou não:

• Analisar o conteúdo do email para detectar palavras-chave, frases e padrões suspeitos e comumente associados ao spam. Por exemplo, emails contendo palavras como "grátis", "garantido", "dinheiro fácil", "você ganhou um prêmio" ou "oferta por tempo limitado" podem ser imediatamente sinalizados,
• Os filtros anti-spam avaliam o comportamento passado do remetente, a reputação do email e os hábitos de envio. Se um remetente tem o hábito de enviar grande número de emails não solicitados ou foi frequentemente marcado como spam pelos destinatários, seus emails têm mais probabilidade de serem marcados e até ter o domínio inscrito em lista negra permanentemente pela maioria dos servidores,
• Os protocolos de autenticação como SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) são usados pelos serviços de email para verificar que um email provém realmente do remetente indicado e pode ser confiável. Estes protocolos previnem roubo de identidade e garantem a legitimidade do email e do seu remetente,
• Os provedores de serviços de email também levam em conta as ações dos usuários, como marcar emails como spam ou movê-los para a pasta de lixo eletrônico, ou ao contrário, marcá-los como seguros e/ou interagir com seu conteúdo. Estes feedbacks ajudam a refinar os algoritmos dos filtros anti-spam e melhorar sua precisão ao longo do tempo, garantindo que os usuários recebam apenas os emails que lhes são relevantes.
• Os filtros anti-spam modernos frequentemente integram algoritmos de IA e machine learning que aprendem e se adaptam constantemente às novas táticas de spam. Estes algoritmos analisam grandes quantidades de dados para identificar padrões suspeitos e melhorar a detecção de emails não solicitados, tornando-se melhores a cada vez, conforme analisam mais dados.
• Os filtros anti-spam usam listas negras (listas de spammers conhecidos) e listas brancas (remetentes confiáveis) para ajudar a determinar a probabilidade de um email ser spam. As mensagens provenientes de endereços em lista negra são automaticamente sinalizadas, enquanto aquelas provenientes de endereços em lista branca são geralmente autorizadas. Para novos domínios, é importante progressivamente tentar construir uma boa reputação seguindo todas as boas práticas desde o início.

Implementar boas práticas de cold emailing, como verificação de domínio, validação de endereços de email na sua base de dados, envio em pequenos lotes e evitar palavras gatilho de spam, entre outras, pode reduzir consideravelmente o risco de ser sinalizado como spam. Mantendo uma boa reputação como remetente e respeitando os protocolos de autenticação de emails, as empresas podem melhorar a entregabilidade dos seus emails e as taxas de engajamento, o que impacta diretamente os resultados.

As melhores práticas para evitar os filtros anti-spam nas suas campanhas de Cold Emailing

Estas práticas combinam configurações técnicas, criação de conteúdos estratégicos e compreensão do comportamento e restrições dos provedores de serviços de email. Seguindo as diretrizes abaixo, você pode melhorar a entregabilidade dos seus emails, manter uma reputação positiva como remetente e obter melhores taxas de engajamento da sua audiência-alvo, desde o primeiro envio.

1. Configure os registros SPF e DKIM

Certifique-se de que seus registros Sender Policy Framework (SPF) e DomainKeys Identified Mail (DKIM) estejam corretamente configurados. É uma configuração técnica que pode requerer conhecimentos avançados, mas é rápida e bastante simples de implementar se você souber onde fazer. Estes protocolos de autenticação ajudam a verificar a legitimidade do seu email, confirmando que você e sua empresa são realmente quem dizem ser, reduzindo assim a probabilidade de suas mensagens serem sinalizadas como spam. Configurá-los corretamente reforça a confiança com os provedores de serviços de email, garantindo que seus emails cheguem nas caixas de entrada em vez das pastas de spam.

2. Começar com baixo volume de emails

Evite começar seus esforços de email marketing enviando grande número de emails de uma vez e ao invés disso aumente progressivamente seu volume para evitar acionar os filtros anti-spam. Um aumento súbito no volume de emails pode ser um sinal de alarme para os sistemas de detecção de spam. Aumentando progressivamente seu número de emails, enviando primeiro pequenos lotes e aumentando lentamente, você pode estabelecer um padrão de envio consistente que parece mais natural e confiável aos olhos dos provedores de serviços de email.

3. Aqueça seu domínio e sua reputação

Antes de iniciar sua campanha, prepare sua conta de email enviando alguns emails por dia e aumentando progressivamente o número de emails. Este processo estabelece sua reputação como remetente junto aos provedores de serviços de email. Uma boa reputação reduz o risco de seus emails serem marcados como spam. Comece com pequenos envios e aumente progressivamente seu volume ao longo de várias semanas.

4. Crie uma lista de prospects relevante

Concentre-se em uma lista de prospects bem pesquisada que seja suscetível de estar interessada na sua oferta. Qualidade em vez de quantidade reduz as taxas de bounce e melhora o engajamento, o que beneficia diretamente sua reputação de remetente. Uma lista direcionada garante que seus emails são mais relevantes para os destinatários, aumentando assim a probabilidade de respostas e interações positivas, e também minimiza o risco de ser sinalizado como spam.

5. Verifique os endereços de email

Use ferramentas como Validity BriteVerify ou KickBox para verificar os endereços de email na sua lista, antes de enviá-los. Enviar emails para endereços verificados reduz as taxas de bounce e aumenta a entregabilidade. As ferramentas de verificação de email limpam sua lista removendo endereços inválidos, o que permite manter melhor reputação como remetente, evitando o impacto negativo dos "hard bounces".

6. Personalize seus emails

Redija emails personalizados para cada destinatário usando seu nome, empresa e outros detalhes relevantes para tornar seus emails mais relevantes e mais suscetíveis de gerar engajamento. A personalização mostra aos usuários que você fez sua pesquisa e que está genuinamente interessado no destinatário. Não apenas esta abordagem melhora as taxas de abertura, mas também incentiva o engajamento e as respostas, melhorando assim a experiência entre o remetente do email e seu destinatário.

7. Use emails em texto simples

Evite usar muitas imagens e links nos seus emails pois emails em texto simples têm menos probabilidade de serem sinalizados como spam. Eles também podem ser percebidos como mais pessoais e diretos, o que pode ser mais atrativo para os destinatários. Emails simples e claros com mensagem precisa tendem a funcionar melhor e evitam as armadilhas de formatos complexos ou elementos multimídia mais pesados que podem acionar os filtros anti-spam.

8. Evite links e pixels de rastreamento quando possível

Embora rastrear taxas de abertura e cliques possa ser útil e extremamente importante, os links e pixels de rastreamento podem acionar filtros anti-spam, pois geralmente funcionam com links mascarados e redirecionamentos, ou codificação adicional no conteúdo, o que pode ser associado a comportamento de spam. Se você puder evitar o rastreamento, faça-o e concentre-se antes em rastrear as respostas que você obtém. Evitando estes mecanismos de rastreamento, você pode reduzir o risco de seus emails serem sinalizados como suspeitos. Em vez disso, rastreie o engajamento através das respostas e follow-ups, que fornecem uma medida mais precisa do interesse que você pode usar para continuar melhorando suas campanhas.

9. Use Outlook em vez de Gmail

Embora a tecnologia evolua constantemente, o Outlook atualmente tem taxas de entregabilidade ligeiramente mais altas que o Gmail. Escolha sabiamente seu provedor de serviços de email. A escolha do provedor de serviços de email assim como a ferramenta de email marketing que você usa podem influenciar como seus emails são percebidos pelos filtros anti-spam. A infraestrutura e reputação do Outlook podem oferecer melhor entregabilidade, tornando-o uma opção preferível para campanhas de cold emailing.

10. Evite palavras gatilho de spam

Evite palavras e expressões comumente associadas ao spam, como "grátis", "garantido", "você ganhou um prêmio", "dinheiro fácil", "oferta por tempo limitado" e muitas outras, similares a essas. Estas palavras gatilho podem facilmente fazer seus emails parecerem spam pois é geralmente o tipo de mensagem usado por verdadeiros spammers maliciosos. Em vez disso, comunique de forma clara e honesta, destacando o valor e a relevância da oferta para o destinatário, sem recorrer a linguagem sensacionalista.

Conclusão

Evitar os filtros anti-spam implementando estas melhores práticas para garantir o sucesso das suas campanhas de cold emailing deve ser a primeira etapa ao elaborar sua estratégia de email marketing. Criando registros SPF e DKIM, personalizando seus emails, enviando em lotes, verificando endereços de email e usando formatos de texto simples, você pode melhorar consideravelmente a entregabilidade dos seus emails e os resultados das suas campanhas.

Cuide de revisar regularmente suas práticas de emailing, monitorar as taxas de bounce e manter-se atualizado sobre as últimas tendências de email marketing para manter uma reputação positiva para sua empresa como remetente. Seguindo estas diretrizes, você aumentará suas chances de que seus emails alcancem a caixa de entrada da sua audiência-alvo, aumentando o engajamento e ajudando você a alcançar seus objetivos.