Cold Emailing: ¿Cómo evitar ser considerado como Spam?

Enviar emails de prospección puede ser una herramienta eficaz para entrar en contacto e iniciar conversaciones con prospectos potenciales, y la mayoría de las empresas B2B lo hacen, más o menos frecuentemente, pero siempre conlleva el riesgo de ser considerado como spam, lo que también puede perjudicar la reputación de la marca.

Para asegurarte de que tus emails lleguen a tu audiencia, y evitar la carpeta de spam donde nadie los abrirá jamás, existen varios trucos que puedes utilizar para llegar a tu objetivo, aumentar tus tasas de apertura y más probablemente generar resultados gracias al cold emailing.

¿Qué son los filtros anti-spam y por qué existen?

Los filtros anti-spam son esencialmente un conjunto de reglas avanzadas utilizadas por los proveedores de servicios de email para proteger a los usuarios contra los emails no deseados, potencialmente peligrosos o irrelevantes, comúnmente llamados "spam". Los objetivos principales de los filtros anti-spam son:

• Proteger a los usuarios: Filtrando el spam, los usuarios están protegidos contra los intentos de phishing, malware y otras actividades maliciosas que a menudo acompañan a los emails no solicitados y pueden ser peligrosos, algunos capaces de robar información sensible, incluyendo datos de tarjetas de crédito,
• Mejorar la experiencia de usuario: Asegurarse de que los usuarios solo reciban emails relevantes y deseados, en los que realmente están interesados, mejora la experiencia global del email, haciéndolo más eficaz, útil y agradable. Recibir mucho spam puede provocar frustración.
• Mantener la integridad de la red: El filtrado del spam ayuda a mantener la integridad y el rendimiento de los servidores de email reduciendo la carga causada por los volúmenes elevados de mensajes no solicitados, generados por campañas masivas, a menudo enviadas por bots u otros sistemas sin otro criterio que alcanzar el máximo de dispositivos posible.

¿Cómo funcionan los filtros anti-spam?

En todos los servidores de email, los filtros anti-spam utilizan una combinación de técnicas para evaluar y determinar si un email es spam o no:

• Analizar el contenido del email para detectar palabras clave, frases y patrones sospechosos comúnmente asociados al spam. Por ejemplo, los emails que contienen palabras como "gratis", "garantizado", "dinero fácil", "has ganado un premio" u "oferta por tiempo limitado" pueden ser inmediatamente señalados,
• Los filtros anti-spam evalúan el comportamiento pasado del remitente, la reputación del email, y los hábitos de envío. Si un remitente tiene la costumbre de enviar un gran número de emails no solicitados o ha sido frecuentemente marcado como spam por los destinatarios, sus emails tienen más probabilidades de ser marcados e incluso de ver el dominio inscrito en una lista negra de manera permanente por la mayoría de los servidores,
• Los protocolos de autenticación como SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) y DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) son utilizados por los servicios de email para verificar que un email proviene efectivamente del remitente indicado y puede ser fiable. Estos protocolos previenen el robo de identidad y garantizan la legitimidad del email y de su remitente,
• Los proveedores de servicios de email también tienen en cuenta las acciones de los usuarios, como marcar los emails como spam o moverlos a la carpeta de no deseados, o por el contrario, marcarlos como seguros y/o interactuar con su contenido. Estos feedbacks ayudan a afinar los algoritmos de los filtros anti-spam y a mejorar su precisión con el tiempo, asegurándose de que los usuarios solo reciban los emails que les son relevantes.
• Los filtros anti-spam modernos a menudo integran algoritmos de IA y aprendizaje automático que aprenden y se adaptan constantemente a las nuevas tácticas de spam. Estos algoritmos analizan grandes cantidades de datos para identificar patrones sospechosos y mejorar la detección de emails no solicitados, mejorando cada vez que analizan más datos.
• Los filtros anti-spam utilizan listas negras (listas de spammers conocidos) y listas blancas (remitentes de confianza) para ayudar a determinar la probabilidad de que un email sea spam. Los mensajes procedentes de direcciones en una lista negra son automáticamente señalados, mientras que los procedentes de direcciones en una lista blanca generalmente se permiten. Para los nuevos dominios, es importante progresar gradualmente e intentar construir una buena reputación siguiendo todas las buenas prácticas desde el principio.

Implementar buenas prácticas de cold emailing, como la verificación de dominio, la validación de las direcciones email en tu base de datos, el envío en pequeños lotes y evitar las palabras disparadoras de spam, entre otras, puede reducir considerablemente el riesgo de ser señalado como spam. Manteniendo una buena reputación como remitente y respetando los protocolos de autenticación de emails, las empresas pueden mejorar la entregabilidad de sus emails y las tasas de engagement, lo que tiene un impacto directo en los resultados.

Las mejores prácticas para evitar los filtros anti-spam en tus campañas de Cold Emailing

Estas prácticas combinan configuraciones técnicas, la creación de contenidos estratégicos y la comprensión del comportamiento y las restricciones de los proveedores de servicios de email. Siguiendo las directrices a continuación, puedes mejorar la entregabilidad de tus emails, mantener una reputación positiva como remitente y obtener mejores tasas de engagement de tu audiencia objetivo, desde el primer envío.

1. Configura los registros SPF y DKIM

Asegúrate de que tus registros Sender Policy Framework (SPF) y DomainKeys Identified Mail (DKIM) estén correctamente configurados. Se trata de una configuración técnica que puede requerir conocimientos avanzados, pero es rápida y bastante simple de implementar si sabes dónde hacerlo. Estos protocolos de autenticación ayudan a verificar la legitimidad de tu email, confirmando que tú y tu empresa sois quienes decís ser, reduciendo así la probabilidad de que tus mensajes sean señalados como spam. Configurarlos correctamente refuerza la confianza con los proveedores de servicios de email, garantizando que tus emails aterricen en las bandejas de entrada en lugar de las carpetas de spam.

2. Comenzar con un bajo volumen de emails

Evita comenzar tus esfuerzos de email marketing enviando un gran número de emails de golpe y aumenta más bien progresivamente tu volumen para evitar disparar los filtros anti-spam. Un aumento repentino del volumen de emails puede ser una señal de alarma para los sistemas de detección de spam. Aumentando progresivamente tu número de emails, enviando primero pequeños lotes y aumentando lentamente, puedes establecer un patrón de envío coherente que parece más natural y fiable a ojos de los proveedores de servicios de email.

3. Calienta tu dominio y tu reputación

Antes de iniciar tu campaña, prepara tu cuenta de email enviando algunos emails al día y aumentando progresivamente el número. Este proceso establece tu reputación como remitente ante los proveedores de servicios de email. Una buena reputación reduce el riesgo de que tus emails sean marcados como spam. Comienza con pequeños envíos y aumenta progresivamente tu volumen durante varias semanas.

4. Crea una lista de prospectos relevante

Concéntrate en una lista de prospectos bien investigada que probablemente esté interesada en tu oferta. La calidad antes que la cantidad reduce las tasas de rebote y mejora el engagement, lo que beneficia directamente a tu reputación como remitente. Una lista segmentada garantiza que tus emails son más relevantes para los destinatarios, aumentando así la probabilidad de respuestas e interacciones positivas, y minimiza también el riesgo de ser señalado como spam.

5. Verifica las direcciones email

Utiliza herramientas como Validity BriteVerify o KickBox para verificar las direcciones email de tu lista, antes de enviarlas. Enviar emails a direcciones verificadas reduce las tasas de rebote y aumenta la entregabilidad. Las herramientas de verificación de email limpian tu lista eliminando las direcciones inválidas, lo que permite mantener una mejor reputación como remitente, evitando el impacto negativo de los "hard bounces".

6. Personaliza tus emails

Redacta emails personalizados para cada destinatario utilizando su nombre, su empresa y otros detalles relevantes para hacer tus emails más pertinentes y más susceptibles de generar engagement. La personalización muestra a los usuarios que has hecho tu investigación y que te interesas verdaderamente en el destinatario. No solo este enfoque mejora las tasas de apertura, sino que también fomenta el engagement y las respuestas, mejorando así la experiencia entre el remitente del email y su destinatario.

7. Utiliza emails en texto plano

Evita usar demasiadas imágenes y enlaces en tus emails ya que los emails en texto plano tienen menos probabilidades de ser señalados como spam. También pueden percibirse como más personales y directos, lo que puede ser más atractivo para los destinatarios. Los emails simples y claros con un mensaje preciso tienden a funcionar mejor y evitan las trampas de los formatos complejos o los elementos multimedia más pesados que pueden disparar los filtros anti-spam.

8. Evita los enlaces y píxeles de seguimiento cuando sea posible

Aunque el seguimiento de las tasas de apertura y los clics puede ser útil y extremadamente importante, los enlaces y píxeles de seguimiento pueden disparar filtros anti-spam, ya que generalmente funcionan con enlaces ocultos y redirecciones, o una codificación adicional en el contenido, lo que puede asociarse con un comportamiento de spam. Si puedes evitar el seguimiento, hazlo y concéntrate más bien en el seguimiento de las respuestas que obtienes. Evitando estos mecanismos de seguimiento, puedes reducir el riesgo de que tus emails sean señalados como sospechosos. En su lugar, sigue el engagement a través de las respuestas y los seguimientos, que proporcionan una medida más precisa del interés que puedes usar para seguir mejorando tus campañas.

9. Utiliza Outlook en lugar de Gmail

Aunque la tecnología evoluciona constantemente, Outlook tiene actualmente tasas de entregabilidad ligeramente más altas que Gmail. Elige sabiamente tu proveedor de servicios de email. La elección del proveedor de servicios de email así como la herramienta de email marketing que utilizas pueden influir en cómo son percibidos tus emails por los filtros anti-spam. La infraestructura y la reputación de Outlook pueden ofrecer una mejor entregabilidad, convirtiéndolo en una opción preferible para las campañas de cold emailing.

10. Evita las palabras disparadoras de spam

Evita las palabras y expresiones comúnmente asociadas al spam, como "gratis", "garantizado", "has ganado un premio", "dinero fácil", "oferta por tiempo limitado" y muchas otras, similares a estas. Estas palabras disparadoras pueden fácilmente hacer que tus emails parezcan spam porque es generalmente el tipo de mensaje utilizado por los verdaderos spammers maliciosos. En su lugar, comunica de manera clara y honesta, destacando el valor y la pertinencia de la oferta para el destinatario, sin recurrir a un lenguaje sensacionalista.

Conclusión

Evitar los filtros anti-spam implementando estas mejores prácticas para asegurar el éxito de tus campañas de cold emailing debe ser el primer paso al elaborar tu estrategia de email marketing. Creando registros SPF y DKIM, personalizando tus emails, enviando en lotes, verificando las direcciones email y utilizando formatos en texto plano, puedes mejorar considerablemente la entregabilidad de tus emails y los resultados de tus campañas.

Procura revisar regularmente tus prácticas de emailing, monitorizar las tasas de rebote y mantenerte al día de las últimas tendencias del email marketing para mantener una reputación positiva para tu empresa como remitente. Siguiendo estas directrices, aumentarás tus posibilidades de que tus emails lleguen a la bandeja de entrada de tu audiencia objetivo, aumentando el engagement y ayudándote a alcanzar tus objetivos.